Инструкция для поставщиков
Схема работы EDI
Более подробно с инструкцией по работе Вы можете ознакомится по ссылке
PRICAT (Price Catalogue) – протокол согласования цен (ПСЦ)
ORDERS (Purchase Order) – сообщение «Заказ», содержит информацию о заказываемом товаре которое ООО Максидом отправляет поставщику,
ORDRSP (Order Response) – сообщение «Ответ на заказ», подтверждение заказа поставщиком, содержит информацию с фактически подтвержденным поставщиком количеством заказанного товара.
DESADV (Despatch Advice) – сообщение «Уведомление об отгрузке», содержащее полную информацию о конкретной отгрузке со склада поставщика. По одному заказу может быть осуществлено несколько отгрузок и соответственно сформировано несколько сообщений DESADV.
RECADV (Receiving Advice) – сообщение «Уведомление о приёмке», содержит информацию о фактически принятой ООО Максидом продукции (в случае расхождения DESADV и RECADV дополнительно высылается информационный акт несоответствия с указанием причин). Одному DESADV может соответствовать только один RECADV.
INVOIC – сообщение «УПД», содержащее информацию в формате ФНС. При подписании УПД электронной цифровой подписью документ становится юридически значимым.
Особенности работы по электронным документам
1. Переход на электронный документооборот (EDI) в полном объеме (включая подписание УПД электронной подписью) может быть осуществлен только при условии перехода на EDI по всем действующим договорам, кроме договоров торговли по поручению.
2. По одному заказу может быть осуществлено несколько отгрузок и соответственно сформировано несколько сообщений DESADV, каждой отгрузке (DESADV) будет соответствовать только один RECADV и один УПД (по одному DESADV может быть создан только один приход товара).
3. Прием товара может осуществляться только на основании, высланного вами документа DESADV (уведомление об отгрузке). Если документ DESADV не был выслан в адрес Максидома, прием товара невозможен, соответственно вам будет отказано в приеме товара до поступления данного документа. Если ваш представитель привез товар, до поступления DESADV, на ваши электронные адреса поступит соответствующая информация.
4. Идентификация DESADV осуществляется по номеру заказа, по которому осуществляется поставка, при отправке машины не забывайте сообщать водителю номер заказа.
5. Если в ходе приема товара выявлено несоответствие спецификации DESADV фактическому количеству товара, формируется электронный акт несоответствия. Информация о расхождениях направляется вам по предоставленным электронным адресам.
6. Формирование УПД должно осуществляться исключительно по последнему, поступившему к вам, документу RECADV. В случае поступления нового RECADV по накладной, у которой уже был отправлен УПД, необходимо перевыставить УПД, в противном случае могут возникнуть расхождения при сверке.
7. В случае, если необходимо, чтобы дата УПД совпадала с датой отгрузки товара с Вашего склада, Вы можете резервировать в своей системе номер и дату УПД, а потом заполнять его исходя из данных Recadv. Дата УПД м.б. датой ранее Recadv, но формироваться по содержимому Recadv. Условие, которое нельзя нарушать: дата УПД не может быть ранее даты Desadv
8. НДС в приходной накладной фиксируется по действующему протоколу согласования цен (PRICAT)
9. Наиболее часто встречающиеся ошибки, затягивающие подписание УПД:
- a. В УПД не указан НДС
- b. В УПД указано некорректная сумма НДС
- c. Номер электронного УПД не соответствует учетной бухгалтерской программе (если не заполнять, то автоматически проставляется номер заказа, а не УПД)
- d. УПД сформировано не по актуальному (последнему) RECADV
- e. УПД вообще не отправлено
10. На текущий момент провайдер Эдисофт производит следующие доработки:
- a. Интеграция ГТД
- b. Данные по ставке НДС
